Mucho se ha dicho sobre estandarización. Es común escuchar en cualquier ambiente laboral, tanto de servicios como de manufactura, cosas como "no tenemos costos estandarizados", "no están los tiempos estandarizados", "ese proceso no esta estandarizado". Pero, ¿Qué es realmente estandarización?. ¿Por qué lo repetimos tantas veces y nunca la implementamos?.
Yo soy de los que piensa que cuando no hacemos las cosas es porque inconscientemente no sabemos, porque se nos hace difícil o lo hacemos de la manera incorrecta. Durante gran parte de mi carrera, cuando quería estandarizar algo simplemente agarraba un reloj y me iba a medir tiempos y movimientos. Finalmente no lograba nada con eso mas que crear una barrera con los ejecutantes de la actividad. Por eso aquí escribo una guía muy breve sobre lo que es mi forma de ver la estandarización basada en lo que aprendí para hacerla realmente aplicable.
¿Qué es "estandarización"?
Definir, hacer visual y utilizar consistentemente los métodos que aseguran los mejores resultados posibles.
OBJETIVO de la estandarización
Identificar y disminuir actividades que no agregan valor dentro de nuestro sistema (logrando un impacto en indicadores de costos, calidad y entrega).
Mas adelante les aclaro algunos mitos de la estandarización pero quiero hacer énfasis en uno muy importante y es que en algunas empresas la estandarización se utiliza o se implementa buscando lograr una consistencia entre lo que cuesta hacer una actividad y lo que realmente se gasta (recursos humanos, materiales, tiempo, etc.) en ella. Cuando se toma este enfoque, los empleados se "cuidan" durante el proceso de generación de los estándares porque saben que sólo se utilizaran como una herramienta de medición.
El objetivo real de la estandarización es proveer una herramienta que nos ayude a hacer SIEMPRE las cosas de la mejor manera (fácil, rápida y segura). Si se mantiene este enfoque indirectamente lograremos una estabilidad en los resultados y aún mejor, un impacto positivo en costos, calidad y entrega.
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| Estandarización dentro de la filosofía de eliminación de desperdicio (The toyota way. Jefrey Keller) |
Características de la estandarización
1. Representar la mejor manera (fácil y segura) de ejecutar una actividad.
2. Ofrecer la mejor manera de preservar el "know-how" ("saber-como") y experiencia.
3. Ser una manera de medir desempeño.
4. Mostrar la relación entre causa y efecto.
5. Ser la línea base para una mejora.
6. Proveer una base para el entrenamiento.
7. Crear una base para auditar o diagnosticar.
Estandarización vs. estándares.
Un proceso estandarizado es aquel que se ejecute consistentemente de la mejor manera que puede estar soportado (no siempre es necesario) bajo "estándares" que son aquellos que proveen una información mas detallada sobre la ejecución de las actividades. La estandarización se complementa con los tipos de estándares de la siguiente manera:
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| Relación y propósito de los estándares (The toyota way. Jefrey Keller). |
Mitos
1. Si tenemos un proceso estandarizado, cualquiera puede aprender todo acerca del trabajo solo con mirar los documentos.
2. Se debe incluir todo el detalle de la actividad en la hoja de trabajo estandar.
3. La estandarización es un documento que se publica para que la gente los vea todos los días y recuerde como trabajar.
4. La estandarización la hacen sólo los empleados.
5. Solo con la estandarización las personas harán el trabajo correctamente sin desviarse del estándar.
Estandarización de procesos en 3 pasos
Primero el proceso se debe estabilizar de lo contrario será una tarea de nunca acabar. En otro blog describo cuales son las mejores técnicas para estabilizar el proceso sin embargo resumo en 3 puntos principales lo que se debe lograr previamente:
1- Repetibilidad de las actividades. No deben haber múltiples opciones a la hora de ejecutar una actividad. Si es una práctica común pensar en "Si hay que hacer A entonces debo ..... y luego si hay que hacer B entonces...." lo primero que se debe hacer es un trabajo de minimizar estas opciones.
2- Los equipos y sistemas (hardware, software, maquinarias, etc.) deben ser confiables para no generar distracciones a las personas.
3- Defectos de calidad deben ser mínimos ya que limitan a las personas de tener un enfoque real del proceso.
Construir la Carta de trabajo estándar:
1- Definir la secuencia de trabajo con cada una de las actividades y su duración.
2- Hacer un diagrama de movimiento. En las empresas de servicios se puede hacer esta actividad listando #transacciones en software, #Clicks del mouse, #carpetas que se tienen que abrir para buscar una información, desplazamiento de la persona para buscar a un compañero, ir a una oficina, buscar un documento, etc.
3- Identificar actividades de no valor agregado enfocado en el proceso y no en la gente, mirando a detalle y en equipo el diagrama y la secuencia previa. Actualmente es muy fácil construir el diagrama utilizando las aplicaciones de seguimiento deportivo incorporado en los teléfonos inteligentes.
4- Definir las mejoras que se pueden hacer a la secuencia y movimiento.
5- Documentar el método mejorado repitiendo los pasos 1 y 2.
Construir la Tabla combinada de trabajo estándar cuando una persona deba hacer algunas actividades en paralelo con otras o se mezclen operaciones automáticas realizadas con maquinarias con operaciones manuales. El objetivo es sincronizar estas tareas para que minimizar la espera de las personas:
1- Complementar la secuencia de trabajo con cada una de las actividades y su duración con las operaciones realizadas automáticamente.
2- Construir un diagrama con la línea de tiempo de cada una de estas actividades.
3- Identificar gráficamente los tiempos de espera de las personas.
4- Definir las mejoras que se pueden hacer para disminuir el tiempo de espera.
5- Documentar el método mejorado repitiendo los pasos 1 y 2.
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| Standardized work combination table (The toyota way. Jefrey Keller). |
Les recomiendo el libro "The toyota way" por Jefrey Keller en donde se aborda de una manera íntegra este tema. Abajo algunos videos / links relacionados:
Productividad e Innovación para PYMES - Colombia
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